Unter Nettolohnoptimierung oder Entgeltoptimierung versteht man die Nutzung von steuer- und sozialversicherungsfreien Entgeltbestandteilen bzw. Vergütungsbausteinen. Teilweise sind diese nur zusätzlich zum Gehalt zu gewähren, teilweise sind sie auch im Rahmen einer Neufestsetzung des Gehalts möglich.
Eine sichere Gestaltung ist arbeitsrechtlich, steuerrechtlich und sozialversicherungsrechtlich anspruchsvoll. Die Finanzverwaltung verhält sich zunehmend restriktiver und erhöht die Anforderungen. Dennoch ist Nettolohnoptimierung ein nicht mehr wegzudenkender Bereich in einem attraktiven Vergütungssystem.
Die gewonnene Liquidität den Unternehmen zu belassen und dort arbeiten zu lassen macht diesbezügliche Gestaltungen noch interessanter für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Die Nettolohnoptimierung ist ein Teilbereich des betrieblichen Entgeltmanagements.
Mit der Gestaltung von Vergütungen zur Nutzung steuer- und sozialversicherungsfreier Komponenten lassen sich durch AUTHENT finanzielle und liquiditätsmäßige Vorteile für Mitarbeiter und Arbeitgeber generieren. Aus Arbeitgebersicht erschließen sich erhebliche Potentiale, die kostenneutral und häufig liquiditätsfördernd, die angestrebten Unternehmensziele positiv unterstützen.
Der Verzicht auf häufig damit verbundene und angebotene Versicherungen, von der Rentenversicherung bis zur Arbeitslosenversicherung und Krankenversicherung, ist betriebswirtschaftlich in den meisten Fällen sinnvoll.
Steuer- und sozialversicherungsfreien Vergütungsbestandteile
Der demographische Wandel und die bekannte Rentenproblematik veranlassen den Gesetzgeber, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit der Finanzierung der Zukunftsaufgaben immer mehr zu belasten.
Eine der wirkungsvollsten Möglichkeiten dieses Ungleichgewicht zu verbessern und damit auch die Motivation der Mitarbeiter zu erhöhen ist die strategische Lohn- und Gehaltsgestaltung durch Nutzung von steuer- und sozialversicherungsfreien Vergütungsbestandteilen, die der Gesetzgeber ausdrücklich zur lohnnebenkostensenkenden und nettolohnerhöhenden Entgeltgestaltung allen Arbeitgebern und Arbeitnehmern zur Verfügung stellt.
Betriebliche Altersvorsorge
Freiwillige steuerfreie Sozialleistungen
Betriebliches Gesundheitsmanagement
Kombination Nettolohnoptimierung und pauschaldotierte Unterstützungskasse
Eingebunden in ein modernes Vergütungskonzept, das auch steuerfreie und/oder sozialversicherungsfreie Vergütungsbestandteile, wie eine Shopping-Card, Internetpauschale etc. nutzt, lässt sich mit minimalem Arbeitgeberaufwand für die Arbeitnehmer auch eine Altersversorgung zum Nulltarif gestalten. Als Kapitalzusage auch absolut planbar und jederzeit kalkulierbar mit maximaler Sicherheit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zum Vorteil des Unternehmens – günstiger als jede arbeitgeberfinanzierte bAV.
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Vergütungsbausteine
Bei der Einrichtung der Entgeltbausteine ist insbesondere der Effekt einer Verbesserung der gesamten Vergütungsausstattung durch Compensation & Benefits, ohne Erhöhung der Personalkosten, für alle Beteiligten von erheblichem Interesse.
Die Rechtsprechung ist hier allerdings im stetigen Wandel. Von Eigengestaltung wird abgeraten. Die auszugsweisen Hinweise ersetzen keine individuelle Beratung und auch keine notwendige Lohnsteueranrufungsauskunft bzw. verbindliche Anfrage bei der Finanzverwaltung.
Vergütungsbestandteile im Detail
44 € Sachbezug, Tankkarten, Shoppingcards
44 € Sachbezug über aufladbare Shoppingcards verlangen die sogenannte Zusätzlichkeitserfordernis nach § 8 Abs. 4 EStG und können deshalb nur zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
Neben einer Reihe von Voraussetzungen, die durch derartige Karten erfüllt werden müssen (kein open Loop etc.), ergeben sich vor allem Probleme bei Altfällen, denen eine Umwandlung oder Herabsetzung des Gehalts voranging.
Essensgutscheine und Restaurantschecks
Essensgutscheine oder Restaurantschecks können nach§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nummer 1 EStG unter bestimmten Voraussetzungen pauschal versteuert werden.
Eine Pauschalversteuerung ist allerdings nur dann zulässig, wenn die Mahlzeit mit den maßgebenden Sachbezugswerten zu bewerten ist oder der Verrechnungswert der Essensmarke nach R 8.1 Abs 7 Nummer 4 b LStR anzusetzen ist.
Voraussetzung für eine Bewertung mit den Sachbezugswerten ist, dass
- tatsächlich Mahlzeiten abgegeben werden,
- für jede Mahlzeit nur eine Essensmarke täglich eingesetzt wird,
- der Verrechnungswert der Essensmarken den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 € übersteigt,
- eine Ausgabe nicht an Arbeitnehmer erfolgt, die eine Auswärtstätigkeit bis zu 3 Monaten ausüben
Die Versteuerung kann pauschal mit dem Pauschalsteuersatz von 25 % gem. § 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG erfolgen.
Für den Fall der unentgeltlichen Essensgewährung oder einer Zuzahlung unter den Sachbezugswerten entsteht ein steuerpflichtiger- und beitragspflichtiger geldwerter Vorteil.
In 2021 beträgt der Grenzwert 3,10 € plus 3,47 €, demnach 6,57 €
Übernahme oder Erstattung von Mobilfunkkosten oder Datenverarbeitungsgeräten wie PC, Tablet etc.
Die Überlassung von Geräten stellt ungeachtet der tatsächlichen Nutzung einen steuerfreien geldwerten Vorteil dar. (§ 3 Nr. 45 EStG)
Es kommt dabei nicht auf das Verhältnis der beruflichen und privaten Nutzung an. Datenverarbeitungsgeräte sind hierbei Telekommunikationsgeräten gleichgestellt.
Steuerfrei ist dabei nicht nur die private Nutzung im Betrieb, sondern auch im Auto oder Arbeitszimmer bzw. dem gesamten privaten Bereich.
Im Falle der Überlassung von Handys oder sonstigen Telekommunikationsgeräten sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte steuerfrei, sowohl die Grundgebühr als auch die laufenden Entgelte.
Hier handelt es sich auch um einen Vergütungsbestandteil, der die Zusätzlichkeitsanforderung nicht verlangt und sowohl zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitsentgelt gewährt werden kann, als auch aufgrund einer Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, bei der zuvor der Arbeitslohn herabgesetzt wurde, also Umwandlung von Vergütungsbestandteilen oder Nettolohnoptimierung.
Probleme treten in der Praxis immer dann auf, wenn der Arbeitnehmer als wirtschaftlicher Eigentümer des jeweiligen Gerätes bzw. Handys anzusehen ist. Die Steuerfreiheit entfällt in diesen Fällen, weil dadurch kein Gerät überlassen, sondern quasi übertragen wurde. Von einem wirtschaftlichen Eigentum würde man also dann sprechen, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber dauerhaft von der Gerätenutzung ausschließen kann. (§ 39 Abs. 2 Nr. 1 AO) Wer nur zur Nutzung eines Wirtschaftsguts berechtigt ist, ist üblicherweise kein wirtschaftlicher Eigentümer, wohl aber der, der ein Gerät in einer Art und Weise nutz, dass der Herausgabeanspruch des Arbeitgebers nur noch theoretische Bedeutung hat. Typische Fehlerquellen sind hier Kaufrechte der Arbeitnehmer mit sehr niederem Kaufpreis.
Erholungsbeihilfen
Auch Erholungsbeihilfen können pauschal mit 25 % versteuert werden. Die Erholungsbeihilfen dürfen 156 € für den Arbeitnehmer und 104 € für den Ehegatten sowie 52 € je Kind nicht übersteigen. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass diese Aufwendungen auch für Erholungszwecke eingesetzt werden.
Bei den Grenzen und Höchstbeträgen für Erholungsbeihilfen handelt es sich um Jahresbeträge und nicht um Freibeträge je Erholungsmaßnahme. Bei Ehegatten im gleichen Unternehmen sind sie auch für jeden individuell zu prüfen.
Typische Erholungsmaßnahmen sind Kur oder Urlaub. Beides muss im zeitlichen Zusammenhang mit der Auszahlung stehen. Monatliche Auszahlungen von Teilbeträgen erfüllen die Voraussetzung für eine steuerliche Begünstigung nicht.
Der zeitliche Zusammenhang ist bei einem 3 Monatszeitraum gegeben, wenn zwischen Auszahlung und Beginn oder Beendigung der Maßnahme weniger als 3 Monate liegen oder zumindest eine Anzahlung für eine Maßnahme innerhalb dieses Zeitraums liegt.
Außerhalb des Zeitraums sind schriftliche Bestätigungen des Arbeitnehmers erforderlich.
Die Pauschalsteuer kann auch vom Arbeitnehmer aus dem Netto getragen werden.
Internetpauschale
Häufiges Problem der Praxis ist, dass die Aufwendungen auch tatsächlich entstehen. Günstige Paketpreise oder Flatrates für Internet- und Telefon sind in vielen Fällen sehr gering. Eine Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG ist bei Einhaltung der Anforderungen möglich. Die Zusätzlichkeitsanforderung, also Bezahlung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ist Voraussetzung.
Entfernungspauschale bzw. Fahrtkostenzuschüsse
Ebenfalls zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn sind Fahrtkostenzuschüsse für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bei der ersten Tätigkeitsstätte pauschal versteuerbar nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG. Hierbei muss es sich um die kürzeste Straßenverbindung handeln. Im Erklärungsformular ist auch das benutzte Verkehrsmittel zu nennen.
Kinderbetreuungskosten und Kindergartenzuschüsse
Aufwendungen des Arbeitgebers für die Unterbringung nicht schulpflichtiger Kinder sind steuerfrei, wenn sie ebenfalls zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Die Voraussetzungen ergeben sich aus den Einkommensteuerrichtlinien R 3.33 zu § 3 Nr. 33 EStG
Persönliche Aufmerksamkeiten
Sachleistungen des Arbeitgebers, die üblicherweise auch im gesellschaftlichen Verkehr ausgetauscht werden und zu keinen besonderen Bereicherungen führen, gehören ebenfalls nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Hierzu zählen Blumen, Genussmittel, DVDs, Bücher und CDs anlässlich von Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes bis zu einem Betrag von 60 €. Hierbei handelt es allerdings um eine Freigrenze. Ein Übersteigen und sei es nur durch eine Grußkarte führt zur vollen Steuerpflicht.
Geldgeschenke sind allerdings immer steuerpflichtig, bei Aufladung sogenannter Guthabenkarten, die alle entsprechenden Voraussetzungen erfüllen und bei denen eine Auszahlung ausgeschlossen ist, ist die Steuerfreiheit bei entsprechender Gestaltung möglich.
Vorteile
Stärkt die Innenfinanzierung und macht bankenunabhängig
Monatlich frei verfügbare Liquidität bei Entgeltumwandlung
Erhöht das Arbeitgeber-Image und die soziale Kompetenz
Vorteile bei Fachkräftegewinnung und Mitarbeiterbindung
Liquiditätsschonende Vergütung bei arbeitgeberfinanzierten Systemen
Klar kalkulierbar wie ein Bankdarlehen
Verbesserte Mitarbeiterbindung
Die Suche und Bindung von Führungskräften und Mitarbeitern führt zum verstärkten Wettbewerb unter den Unternehmen um die besten Talente, der nur durch eine Attraktivitätssteigerung der Arbeitsplatzausstattung gewonnen werden kann.
Hohe Sozialabgaben- und Steuerlasten bedingen immer ungünstigere Verhältnisse von Bruttoentgelten und zu dann tatsächlich beim Arbeitnehmer ankommenden Nettobezügen und schaffen deshalb den erforderlichen Bindungs- und Attraktivitätseffekt alleine nicht mehr.
Moderne Vergütungssysteme müssen auch hier Gehaltserhöhungen und im Sozialbereich steuerbegünstigte Vergütungsbausteine integrieren.
In Kooperation mit AUTHENT lassen sich im Bereich bAV, Individuallösungen ob Entgeltumwandlung, arbeitgeberfinanzierte Konzepte oder Kombimodelle, ob Renten- oder Kapitalzusagen rechtssicher umsetzen. Da ich seit vielen Jahren mit AUTHENT zusammenarbeite, schätze ich gerade bei der Kommunikation und Abwicklung, die langjährige Erfahrung, Mehrfachbesetzung aller erforderlichen Positionen und die fachliche Kompetenz. Dies schafft die nötige Grundlage in diesem langfristigen und anspruchsvollen Thema.
Karl-Heinz Gambeck, Gambeck & Kollegen Vergütungs- und Pensionsmanagement U.G.
Rechtssichere Ausgestaltung der Nettolohnoptimierung
Die AUTHENT berät bei der Ausgestaltung und Änderung von Verträgen zur Herstellung der Rechtssicherheit. Beantragungen verbindlicher Auskünfte bei der Finanzverwaltung und den Sozialversicherungsträgern ergänzen die rechtliche Sicherheitsvorsorge. Im Zeitablauf begleiten wir auch alle entstehenden arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Zweifelsfragen.
Rechtsicherheit setzt eine entsprechend klare Gestaltung voraus, die alle Anforderungen erfüllt und entsprechende Abklärung mit der Finanzverwaltung durch Einholung einer Lohnsteueranrufungsauskunft nach § 42 EStG für den jeweiligen Einzelfall und seine individuellen Besonderheiten.
Der Wissensvorsprung für Berater
Immer auf dem neusten Stand – dank der AUTHENT Akademie für betriebliches Entgeltmanagement
Um Berater auf dem neuesten rechtlichen Stand zu halten und die Fachausbildung für diese qualitativ hochwertige Beratungsleistung zu gewährleisten, hat AUTHENT die Akademie für betriebliches Entgeltmanagement gegründet.
Als Berater erhalten Sie bei uns eine den Wissensanforderungen entsprechende Ausbildung, als Unternehmer bieten wir Ihnen gemeinsam mit unseren Kooperationspartnern die entsprechende Rechtssicherheit betrieblicher Umsetzung.
Manfred Baier, Geschäftsführer von AUTHENT
Nutzen Sie alle steuer- und sozialversicherungsfreien Vergütungsbestandteilen, die der Gesetzgeber vorsieht? Richtig?
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